قبل البداية خطط بعناية

"دراسة الماضي مهم لمن يريد التخطيط للمستقبل" (كونفوشيوس)

التخطيط: منهج إنساني للعمل يهدف إلي إتخاذ القرارات في الحاضر يكون لها تأثيراتها على المستقبل ويعتبر أول عناصر الإدارة. أو التخطيط هو المهام الإدارية التي تهدف إلى تحديد الألهداف المستقبلية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحديد هذه الأهداف، وهو مرحلة التفكير التي تسبق التنفيذ وهو جهد موجه مقصود ومنظم يهدف إلى تحقيق أقصى منفعة بأقل التكاليف ويرتبط بكل المجالات والقطاعات ويتوسط كل العلوم.

والتخطيط فن إداري، وبقدر ما يكون التخطيط منطقياً يتواكب مع المعطيات والإمكانات الموجودة بقدر ما يكون وسيلة من وسائل تحقيق الوقت الفعّال.

والتخطيط الاستراتيجي عبارة عن عملية تبدأ بصياغة الأهداف فالاستراتيجيات والسياسات ثم الخطط لا سيما التفصيلية أو الإجرائية المؤدية إلى تنفيذ الاستراتيجية وبصورة يتحقق من خلالها الأهداف المرسومة. وبالتالي فإنه يمثل عملية يتبلور من خلالها وبتحديد مسبق نوع الجهد التخطيطي المطلوب وزمنه وآلية تنفيذه والجهة المنفذة وكيفية معالجة النتائج، مما يعني أنها عملية تسير على أسس واضحة، وفي نفس الوقت تتصف بالاستمرارية للسيطرة على التغيرات التي تطرأ في البيئة.

المبادئ الأساسية للتخطيط:

• الواقعية

• الشمول

• التكامل

• التنسيق

• المشاركة

• التوقيت الزمني

• البعد المكاني

• توفير التمويل اللازم

الخطوات الأساسية في عملية التخطيط الاستراتيجي:

أولاً: الجاهزية:

لكي تقوم بالتخطيط الاستراتيجي لابد من تقويم مدى الجاهزية لذلك خاصة مدى التزام العاملين في المؤسسة وقدرتهم على تكثيف الجهود وتركيز الانتباه إلى ” الصورة الكبرى”. أما إذا كانت هناك أزمة مالية تلوح في الأفق، أو أن المؤسسة على وشك الرحيل، أو أن البيئة مضطربة فإنه من غير المناسب القيام بالتخطيط الاستراتيجي. إن المؤسسة الجاهزة للتخطيط الاستراتيجي يجب ان تكون قادرة على:

• تحديد القضايا المهمة والخيارات التي يجب ان يناقشها التخطيط الاستراتيجي.

• تحديد الأدوار.

• تشكيل لجنة للتخطيط.

• تطوير صورة مستقبلية للمؤسسة.

• تحديد المعلومات التي يجب جمعها لاتخاذ قرارات صائبة.

ثانياً: إعداد الرؤية والرسالة

رسالة المؤسسة هي كمقدمة الكتاب التي تجعل القارئ يعرف إلى أن يذهب الكاتب وهي توضح بان الكاتب يعرف إلى أين يذهب. بالمثل فإن الرسالة تصف المؤسسة تماماً من خلال:

1. الغرض: ويعني لماذا تتواجد المؤسسة، وما الذي تسعى لتحقيقه.

2. العمل: ويعني الطريقة أو النشاط الرئيس الذي تحاول المؤسسة من خلاله تحقيق الغرض.

3. القيم: وتعني المبادئ والمعتقدات التي تقود أفراد المؤسسة أثناء سعيهم لتحقيق غرض المؤسسة.

فوائد التخطيط الإستراتيجي:

1. يوضح الإطار والاتجاه الذي يقود ويدعم إدارة المؤسسة.

2. يحدد رؤية وغاية مشتركة لجميع العاملين بالمؤسسة.

3. يزيد مستوى الالتزام نحو المؤسسسة وأهدافها.

4. يحسن نوعية الخدمات المقدمة للعملاء وطرق قياس هذه الخدمات.

5. يزيد من احتمال توفير الدعم وتطوير الأفراد.

6. تحديد الأولويات والمصادر اللازمة.

7. زيادة القدرة على التعامل مع المخاطر الخارجية.

8. المساعدة في إدارة الأزمات.

"لا يتعامل التخطيط طويل المدى مع القرارات المستقبلية ، بل مع مستقبل القرارات الحالية" (بيتر دراكر)